Arbeiten im Homeoffice – Lohnsteuerliche Konsequenzen für den Arbeitnehmer?

Durch die Corona-Krise ist das Arbeiten flexibler geworden. Viele Arbeitnehmer arbeiten nun von zu Hause. Es stellt sich die Frage, wie aus steuerlicher Sicht mit der Überlassung/Übereignung von Arbeitsmitteln oder Kostenerstattungen umzugehen ist.

Grundsätzlich bietet es sich im ersten Schritt an die Grundlagen zur Basis der Zusammenarbeit zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer im Homeoffice, z.B. hinsichtlich der Überlassung/Übereignung oder Kostenerstattungen in einer schriftlichen Vereinbarung festzuhalten.

Verschiedenen Konstellationen sind hierbei denkbar, die für den Arbeitnehmer ggfs. lohnsteuerliche Konsequenzen haben (Besteuerung der Sachzuwendung als geldwerten Vorteil). Mit der nachfolgenden Übersicht wollen wir Ihnen eine Kurzzusammenfassung zu diesem Themenbereich geben. Wir weisen jedoch daraufhin, dass jeder Sachverhalt individuell zu beurteilen ist und im Einzelnen mit uns abzustimmen ist:

1. Arbeitsmittel werden von Arbeitgeber zu Verfügung gestellt
   1. Ausschließlich betriebliche Nutzung – > kein geldwerter Vorteil
   2. Private Mitbenutzung möglich -> grds. geldwerter Vorteil (kann jedoch auch im Rahmen der Pauschalierung vom Arbeitgeber übernommen werden), Steuerfreiheit mit wenigen Ausnahmen möglich (Laptop, Handy)
2. Arbeitsmittel der Arbeitnehmer
   1. Erstattung hinsichtlich der betrieblichen Nutzung (z.B. Bürobedarf, zuzurechnen Stromkosten, Zuschüsse für die Nutzung privater Geräte, ggfs. Aufwendungen eines Arbeitszimmers)- > steuerfreier Auslagenersatz
   2. Erstattung von Pauschalen -> grds. geldwerter Vorteil mit wenigen Ausnahmen

Homeoffice als Betriebsstätte – ertragsteuerliche Konsequenzen für den Arbeitgeber?

Im Zuge von COVID-19 rücken neue Arbeitsmodelle, wie mobiles Arbeiten oder Telearbeit in Gestalt von Homeoffice immer weiter in den Fokus. Das Arbeiten verändert sich und lässt Raum für Entwicklungen. Wohnen im Speckgürtel wird wieder beliebter, was dazu führen kann, dass Arbeitnehmer nicht mehr jeden Tag das Office betreten. Es eröffnet auch die Möglichkeiten die die Suche nach Fachkräften nicht mehr ortsabhängig zu verfolgen und ggfs. auf das Ausland auszuweiten, sofern eine Präsenz der Arbeitnehmer vor Ort nicht mehr zwingend notwendig ist. Die Vorteile der neuen Arbeitsmöglichkeiten scheinen sowohl für den Arbeitgeber als auch die Arbeitnehmer zu überwiegen.

Sofern diese Entwicklungen auch hinsichtlich der Neuausrichtung Ihres Unternehmens interessant sind, ist es empfehlenswert eine individuelle Prüfung der beabsichtigten Maßnahmen zu besprechen. Insbesondere, wenn Mitarbeiter im Ausland arbeiten sind die entsprechenden Doppelbesteuerungsabkommen zur Prüfung heranzuziehen, da die DBA-Regelungen häufig unterschiedlich ausgelegt und angewendet werden. Bestenfalls sollte natürlich eine Betriebsstätte im Ausland vermieden werden, da sich auch dort Deklarationspflichten ergeben.

Es stellen sich im ersten Schritt die nachfolgenden Fragen:

1. Wie lässt sich die Arbeit des Arbeitnehmers im Homeoffice zusammenfassen, was sind die Aufgaben/ Tätigkeiten?
2. Wird das Homeoffice tageweise/ Wochenweise/ kurzfristig/ in Ergänzung zum Arbeitsplatz im Betrieb genutzt?
3. Steht noch ein Arbeitsplatz im Büro des Arbeitgebers zur Verfügung?
4. Besteht Publikumsverkehr, sodass die Einbindung in die häusliche Sphäre aufgehoben bzw. überlagert wird?
5. Arbeitet der Mitarbeiter im Im-oder Ausland?